Les concepts fondamentaux
De Maarch MoReq2.
Exigences
- Ch. 3 : Plan de classement
- Ch. 4 : Sécurité
- Ch. 5 : Conservation et destruction
- Ch. 6 : Capture
- Ch. 7 : Identification
- Ch. 8 : Recherche et restitution
- Ch. 9 : Administration
- Ch. 11 : Non fonctionnel
- Ch. 12 : Métadonnées
Tests
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Sommaire |
Quelques définitions
Documents et "records"
- Archive (loi française)
- "Ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité."
- Cycle de vie d'un document
- Ensemble des états d'un document. En France[1], le cycle de vie est décomposé en :
- archives courantes,
- archives intermédiaires,
- archives définitives.
- Ce modèle est très différent du modèle anglo-saxon[2] pour lequel le cycle de vie d'un record (document ayant valeur de preuve ou d'information) se résume à :
- document non validé
- puis document validé, ce second état se décomposant en deux sous-ensembles :
- document actif
- ou document passif (ou non-actif).
- Archive courante[3]
- Document utilisé dans les bureaux.
- Remarque : Une archive courante n'est pas forcément un document validé.
- Archive intermédiaire[4]
- Document transféré dans un local de stockage externe et que l'on doit conserver parce que la durée de conservation réglementaire n'est pas échue.
- Remarque : Une archive intermédiaire n'est pas forcément un document validé.
- Archive définitive[5] (ou historique)
- Document conservé à titre définitif, après tri des archives intermédiaires. Ce dernier point implique qu'une partie des archives intermédiaires est détruite et qu'il y a donc naturellement moins de documents archivés définitivement qu'il n'y en a dans les archives intermédiaires. Une archive définitive n'est plus modifiable.
- Record[6]
- Document pouvant être composé d'un ensemble de pièces ayant valeur de preuve ou d'information. C'est nécessairement un document validé.
- Record "actif"[7]
- Document "fréquemment consulté".
- Record "passif"[8] (ou "semi-actif")
- Document "peu consulté".
- Document
- Information enregistrée ou objet qui peut être traité comme une unité. Un document peut être un ensemble, une combinaison de composants ou pièces.
- Les documents sont normalement classés dans des volumes. Ils peuvent aussi être archivés dans une série (exception). MoReq2 autorise une configuration qui empêche l’usage de volumes et/ou de sous-dossiers, en ne laissant que les sous-dossiers ou les dossiers. Un document ne peut être classé que dans un volume, un sous-dossier, un dossier ou une série (voir chapitre suivant).
- Note : La forme d'un document est extrêmement variable (microforme, support magnétique, autre).
- Composant
- Train de bits indépendant, généralement équivalent à un "fichier". Un composant fait partie intégrante du contenu du document archivé, même s'il peut être stocké et géré séparément. Par ex. : un courriel et ses pièces jointes peut être considéré comme un document unique, les composants pouvant être le corps et l'en-tête du courriel d'une part, et chacune des pièces jointes d'autre part.
- Chaque document ou chaque pièce est constitué d’au moins un composant et parfois de plusieurs. Ainsi une simple page web peut n’avoir qu’un composant – un fichier HTML – tandis qu’une page plus complexe sera composée de douzaines de fichiers : HTML, GIF, JPEG, etc.
- Remarque : Si le composant d'un document est stocké indépendamment, avec un cycle de vie propre, il doit être considéré comme un document à part entière, auquel il est fait référence par ailleurs.
- Type de document archivé
- Les documents archivés sont rattachés à un type de document, dans le but de faciliter la gestion dans le SAE. Exemples de type de document : facture, page web, etc.
- Document non validé
- Document dont la forme et le contenu peuvent évoluer. Les archives courantes et intermédiaires peuvent contenir des documents de ce type.
- Document validé
- Document dont la forme et le contenu sont figés (recouvre également la notion de "signature"). Les records font nécessairement partie de cette catégorie.
- Document à archiver
- Document créé, reçu ou préservé à titre de preuve d'information par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité. S'il n'est pas validé, le document à archiver peut être modifié.
- Document archivé
- Document capturé dans un système d'archivage (électronique ou non).
- Au cœur du système se trouve l’entité la plus importante de toutes : les documents archivés. Ils constituent le fondement de l’infrastructure d’archivage, dans la mesure où ils tracent les activités de l’entreprise/organisation.
- Les documents archivés sont constitués d’une ou plusieurs pièces ; une même pièce peut apparaître dans plusieurs documents.
- Document vital
- Document archivé considéré comme indispensable à l'entreprise/organisation pour poursuivre son activité, à court et/ou long terme.
- Leur criticité tient soit au besoin de réagir à une situation d'urgence ou à un sinistre, soit à la protection à long terme des intérêts juridiques et financiers.
- L’identification et la protection de ces documents sont particulièrement importantes et ce sont vraisemblablement ces documents-là qui devront être restaurés en premier en cas de sinistre. Les documents archivés peuvent être vitaux pour l’ensemble de la structure, ou pour une partie des services[9].
Notes et références des documents et "records"
L'abbréviation "MR2" tient pour "MoReq2".
- ↑ MR2, chap. 0.1.2.2, §2
- ↑ MR2, chap. 0.1.2.2, §3 et chap. 0.2.1.1, §1
- ↑ MR2 chap. 0.1.2.2, §2
- ↑ Ibidem
- ↑ Ib.
- ↑ MR2 chap. 2.1 définition "document à archiver ou archivé", MR2 chap. 0.1.2.2 §3 et chap. 0.2.1.1 §3 et suiv.
- ↑ MR2 chap. 0.1.2.2 §3
- ↑ Ibid.
- ↑ MR2 VF, chap. 4.4, §1 et suivants.
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SAE
Remarque préalable : Dans ce wiki, il est important de comprendre qu' ouvrir une agrégation équivaut strictement à la créer[1] : ouverture <=> création.
- SAE (Système d'archivage électronique)
- Application pour l'archivage des documents électroniques, pouvant servir à la gestion des archives papier.
- Les différences entre un SAE et une GED (gestion électronique de documents) :
Différences entre GED et SAE Un système de GED... Un SAE... permet la modification des documents ; interdit la modification des documents archivés ; permet la coexistence de plusieurs versions d’un même document ; admet que seule la version finale d’un document soit archivée ; peut permettre la destruction des documents par leurs propriétaires ; interdit la destruction des documents archivés en dehors de certains cas strictement contrôlés ; peut comprendre une structure organisée de stockage, sous le contrôle des utilisateurs ; comprend obligatoirement une structure rigoureuse de classement (le plan de classement), gérée et contrôlée par l’administrateur ; est a priori dédié à la gestion quotidienne des documents pour la conduite des affaires. peut supporter les tâches quotidiennes mais est d’abord destiné à la constitution d’un fonds sécurisé des documents probants.
- Une des caractéristiques du MoReq2 est l’idée que les documents de travail peuvent être stockés (classés) dans les mêmes séries et dossiers que les documents à archiver, bien que ceci soit facultatif. Cela permet de classer les projets dans le même dossier que les versions finales qui seront, elles, archivées.
- À noter que le mot « document de travail » est utilisé ici pour décrire une information ou un objet qui n’a pas été déclaré ni archivé dans le SAE.
- Record management
- Discipline anglo-saxonne dont l'objectif est l'organisation et le contrôle de la constitution, de la sélection, de la conservation et de la destination finale des documents d'une administration, d'une entreprise ou d'un organisme.
- Archivage
- Démarche consistant à faire entrer dans un système maîtrisé les documents à conserver (à archiver).
- Classement
- Identification et ordonnancement systématiques des activités métiers et/ou des documents à archiver, en catégories selon une structure logique prédéfinie, des méthodes et des règles concrétisées dans un plan de classement.
- Entité
- Terme désignant indifféremment l'un des objets suivants[2]
- Plan de classement
- Agrégation
- Document
- Composant
- Pièce
- Type de document
- Règle de conservation
- Remarque : Dans le canevas de tests ainsi que dans l'annexe 9 (métadonnées), le concept d' entité semble revêtir une acception moins large, par exemple ne couvrir que les objets Agrégation et Document, à l'exception des autres objets[3].
- Agrégation
- Terme désignant indifféremment l'un des objets suivants :
- Série
- Dossier
- Sous-dossier
- Volume
- Remarque : Ce terme a été traduit en français par groupe de documents[4]. Comme un « groupe de document » peut être un sous-ensemble d'une agrégation, et compte tenu des avantages à utiliser agrégation au lieu de groupe de documents, qui reste dans tous les cas ambigu, c'est ce terme qui sera préféré sur ce site. Le terme de « division » aurait également pu convenir, et apparaît çà et là dans la traduction française.
- Remarque : Bien que les documents puissent être eux-mêmes des agrégations de pièces et de composants, ainsi que de fichiers, ils sont exclus des objets concernés par le terme, et dans la version originale, les deux termes aggregation et record sont généralement mis en opposition [5].
- Groupe de documents
- Voir agrégation.
- Plan de classement
- Pour appliquer les principes du record management, une entreprise/organisation doit avoir au moins un plan de classement qui restitue la structure de classement (une organisation hiérarchique) de tout ou partie de ses services. Un plan de classement comporte plusieurs séries.
- Voici la représentation conceptuelle donnée par le MoReq2 : . Voir également le chapitre 3.
Liens entre entités du MoReq2.
- Le plan de classement tel que présenté dans MoReq2 se distingue par trois aspects essentiels[6] :
- c’est une structuration des activités et non des contenus, autrement dit un classement des fonctions qui produisent les documents à archiver et non des thèmes traités (ISO 15489[7] insiste déjà beaucoup sur ce point) ;
- il vise l’ensemble de l’entreprise/organisation ;
- il est codifié, la codification étant un élément essentiel pour l’automatisation de nombreuses tâches.
- Série
- (proposition des auteurs) Agrégation de partitionnement organique ou organisationnel (voir A infra). Tout ou partie d'une branche du plan de classement (voir B infra).
-
Portion d'un plan de classement fictif mais réaliste - [A] Ensemble des documents produits par une activité[8] ; c'est la première subdivision du plan de classement[9] ; une série peut être divisée en d'autres séries (sous-séries).
- [B] Partie d’un plan de classement partant de n’importe quel point de l’arborescence et englobant tous les dossiers en dessous de ce point[10].
- Remarque : cette définition correspond, en documentation, à une « division primaire », un « groupe » ou une « série » (subdivision, sous-groupe, sous-série, etc.) à n’importe quel niveau du plan de classement.
- Remarque : dans MoReq2, série peut aussi désigner l’ensemble des documents rattachés à une série.
- MoReq2 utilise le mot « série » pour désigner la partie d’une arborescence qui part de n’importe quel point et englobe tous les dossiers inférieurs[11]. Le terme série correspond à « groupe » ou « série » (« sous-groupe » ou « sous- série ») dans d’autres textes.
- Les séries fournissent un cadre pour le classement ; les séries servent à compartimenter le plan de classement[12].
- MoReq2 utilise également le mot « série » pour désigner l’ensemble des dossiers, documents, etc. rattachés à une série – de même que le mot « bouteille » désigne à la fois le contenant en soi et le contenant avec son contenu liquide. Cette dualité est intentionnelle et le contexte est toujours clair.
- MoReq2 utilise les termes « fille » et « mère » pour désigner les relations entre entités. La « fille » d’une entité est l’entité située en dessous dans la hiérarchie (entité descendante). La « mère » est une entité située au dessus dans la hiérarchie. Par exemple, les filles et fils d’une série sont d’autres séries, des dossiers et (rarement) des documents.
- MoReq2 permet que des documents soient rattachés directement à une série sans appartenir à un document. Ceci est cependant assez rare et est décrit dans la suite de MoReq2.
- Visuellement, la série d’une arborescence correspond à la branche d’un arbre[13]. Une série peut en inclure d’autres, elles-mêmes subdivisées en sous-séries et sous-sous-séries. Les rectangles ombrés et les traits en gras de la figure 2.2 donnent un exemple de série.
- On peut voir les plans de classement hiérarchiques comme la hiérarchie constituée de X séries comme les branches d’un arbre. Chaque série est reliée à la hiérarchie à un certain niveau ; elle peut recouvrir plusieurs branches et contenir de plus petites séries. Plusieurs séries peuvent démarrer au même niveau, mais une série démarre à un seul niveau. Comme le précise la relation « exclusive », une série peut :
- être composées de séries, ou
- contenir des dossiers, ou
- conserver des documents ;
- mais les combinaisons ne sont pas autorisées.
- Remarque : Une série peut être ouverte ou close. Une fois « close », il n'est plus possible d'y capturer des documents[14].
- Remarque : Le lecteur pourra faire fort à propos une comparaison avec la notion du "sous-fonds" archivistique à la française (norme ISAD(G)), mais prendra soin de ne pas confondre "série" et "série organique"[15].
- Dossier
- (proposition des auteurs) Partitionnement thématique du plan de classement.
- Ensemble organisé de documents à archiver traitant du même sujet ou procédant de la même activité ou de la même opération.
- Les dossiers regroupent des documents ; les dossiers ne servent pas à compartimenter le plan de classement[16].
- Les dossiers se trouvent dans les séries, à tout niveau de la hiérarchie, mais seulement dans les séries qui ne contiennent pas d’autres séries. Comme le précise la relation « exclusive », un dossier peut :
- être divisé en sous-dossiers, ou
- être divisé en volumes, ou
- conserver des documents ;
- mais les combinaisons ne sont pas autorisées.
- Remarque : Un dossier peut être ouvert ou clos. Une fois clos, il n'est plus possible d'y capturer des documents[17].
- Dossier sériel
- Dossier traçant une ou plusieurs opérations effectuées totalement ou partiellement de manière structurée ou semi-structurée, et résultant d’un processus ou d’une action précise.
- Remarque : il n’existe pas de définition universelle de ces termes ni de la distinction entre les dossiers sériels et les autres types de dossiers gérés par un SAE. Il s’agit d’une définition ad hoc qui vise à faciliter la compréhension de MoReq2 ; son utilisation dans d’autres environnements n’est pas garantie.
- Remarque : les pièces d’un dossier sériel peuvent être structurées ou non structurées. La caractéristique principale d’un dossier sériel est qu’il résulte d’un processus qui est structuré, au moins en partie, et répétitif. Exemples :
- demandes de permis ;
- réclamations courantes ;
- enquête sur un incident ;
- contrôle régulier.
- Remarque : les autres caractéristiques d’un dossier sériel sont que, en général :
- la structure de leur contenu est prédictible ;
- ils sont produits en nombre ;
- ils sont structurés ou semi-structurés ;
- ils sont gérés par un processus connu et prédéterminé ;
- ils doivent être conservés pendant des durées imposées par la réglementation ;
- ils peuvent être ouverts et clos par des gestionnaires, des utilisateurs finaux ou des systèmes informatiques sans intervention du management.
- Sous-dossier
- Un dossier peut être subdivisé en sous-dossiers (l’existence de sous-dossiers est validée par une option de configuration).
- On utilise des sous-dossiers pour structurer le contenu du dossier, souvent en lien avec le type de document[18].
- En fait, certains dossiers n’ont pas de sous-dossiers. Quand il n’y a qu’un sous-dossier, le concept de sous-dossier est transparent pour les utilisateurs. Les sous-dossiers sont souvent utilisés pour les dossiers sériels.
- Comme le précise la relation « exclusive », un sous-dossier peut :
- être divisé en volumes, ou
- conserver des documents ;
- mais les combinaisons ne sont pas autorisées.
- Remarque : Un sous-dossier peut être clos[19].
- Volume
- Un sous-dossier peut être subdivisé en volumes (l’existence de volumes est validée par une option de configuration) selon certains critères. En réalité, peu de sous-dossiers sont divisés en volumes. Quand il n’y a qu’un volume, le concept de volume est transparent pour les utilisateurs. Les critères sont liés à la taille ou au nombre des documents, à des opérations ou à des laps de temps. Cette pratique vient de la gestion des dossiers papier et vise à rendre leur taille et leur poids acceptables. Pour l’électronique, il s’agit, le cas échéant, de limiter les dossiers à une taille adaptée à la révision, au transfert, etc.
- Remarque : Un volume peut être ouvert et clos[20]. Il est clair qu'un volume a deux états :
- ouvert ;
- clos.
- Remarque : Quand un dossier ne comprend qu’un seul sous-dossier, l’utilisateur peut penser que ses volumes relèvent du dossier plutôt que du sous-dossier.
- En fait, les termes dossier, sous-dossier et volume sont parfois interchangeables ou employés de manière floue – en raison de cette exigence de transparence. Ainsi, un utilisateur demandera « un dossier » plutôt que d’utiliser le terme « volume » plus précis. On le voit particulièrement dans le cas d’un dossier physique constitué d’un seul sous-dossier en un volume. Dans ce cas, bien que le dossier, stricto sensu, soit constitué d’un sous-dossier ne comportant lui-même qu’un volume, le sous-dossier et le volume ne seront pas identifiés en tant que tels (le plus souvent, le titre ne sera correct qu’à partir du second sous-dossier ou volume).
- Règle de conservation/destruction
- Une règle de conservation/destruction fixe les règles de conservation et de sort final des documents archivés. Le SAE peut comporter plusieurs règles de conservation/destruction ; chaque série, dossier, sous-dossier et volume est lié à une ou plusieurs règles ; elles peuvent aussi s’appliquer aux documents ; une règle de conservation/destruction peut viser un type de document.
- Accès
- L'accès est défini par :
- Une source : groupe/profil/utilisateur
- Une action : consulter/créer/modifier/supprimer
- Une cible : plan de classement/entité/action (voir suppra)/source (voir suppra)
- Une période de validité[21]
Notes et références du SAE
- ↑ MR2, chap. 13.1, définition ouverture.
- ↑ MR2 VF, chap. 2.3, fig. 2.5, ainsi que chap. 13.2, fig. 13.3.
- ↑ MR2 VF, annexe 9, chap. 9.7.2.
- ↑ MR2 VF, chap. 13.1, définition groupe de documents.
- ↑ MR2 VO, chap. 4.2.3, §1.
- ↑ MR2, chap. 0.2.2.1, §4.
- ↑ «Records management» -- Partie 1: Principes directeurs.
- ↑ MR2, chap. 0.2.1.3, §4.
- ↑ Utilisation de l'expression « division primaire » pour qualifier une série, MR2, chap. 2.1, terme « série », première phrase de la note.
- ↑ MR2, chap. 2.1, définition "série".
- ↑ MR2, chap. 2.2, partie "Série".
- ↑ MR2, chap. 3.2, §2.
- ↑ MR2, chap. 13.3, partie "Série".
- ↑ MR2, chap. 3.2.8, §2 et 3.
- ↑ Le lecteur ne cherchera pas dans cette norme la définition d'une "série" pour la confrontée à celle d'une "série organique", bien qu'il lui soit demandé de ne pas confondre ces deux termes : il n'y en a pas...
- ↑ MR2, chap. 3.2, §2.
- ↑ MR2, chap. 3.2.8, §2 et 3.
- ↑ MR2, chap. 3.3, §3.
- ↑ MR2, chap. 3.3.8.
- ↑ MR2, chap. 3.3.4 et suiv.
- ↑ Voir 4.1.2 et 4.1.4.
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Actions
- Capturer
- Action d'enregistrer ou de sauvegarder une instance particulière d'un objet numérique / Sauvegarder une information dans un système informatique.
- Dans MoReq2 : Ensemble des processus conduisant à l'archivage d'un document dans le SAE :
- enregistrement,
- classement,
- ajout de métadonnées,
- fixation des contenus du document source.
- La capture d'un document implique que l'information est figée pour prévenir toute modification.
- Le sens du mot « capture » est celui du langage courant, placé dans le contexte de la société et des technologies de l’information. Dans ce contexte, « capturer » l’information signifie la mettre en sécurité dans un système informatique. Ce sens est compatible avec la définition archivistique de « capture » comme « action d’enregistrer ou de sauvegarder une instance donnée d’un objet numérique » extraite de la base de données terminologique du projet InterPares 2[1].
- Remarque : Il existe une distinction entre capturer et archiver.
- Remarque : Capturer un document pour l’archivage implique un processus plus complexe que la capture d’un simple document de travail. L’archivage suppose notamment le classement, l’enregistrement et la fixation des données qui ne sont pas nécessaires pour la capture d’un simple document[2].
- Archiver
- Action de déposer un document en un lieu spécique à des fins de conservation.
- Remarque : L'archivage numérique inclut la capture.
- Ouverture
- « Ouvrir » une agrégation équivaut à la créer. À compter de son ouverture, un profil autorisé peut y capturer, y dupliquer ou y déplacer des documents[3].
- Remarque : l'ouverture d'une agrégation peut résulter de l'action d'une règle de gestion, notamment dans le cas des volumes.
- Clôture
- « Clore » une agrégation équivaut à figer son état. Cela est différent de la destruction. À compter de sa clôture, il devient impossible de modifier une agrégation, encore moins son contenu.
- Remarque : M.-A. Chabin, dans sa traduction, utilise le terme clore pour la traduction de to close et l'adjectif clos pour closed ; closing est donc généralement traduit par clôture. À ne pas confondre avec « clôturer » qui sera strictement évité sur ce site.
- Remarque : la clôture d'une agrégation peut être le fait d'une règle de gestion ou de conservation/destruction, par exemple pour les volumes.
- Transfert
- Déplacement des documents archivés dans le SAE vers un autre lieu ou système[4].
- Remarque : Le transfert se déroule en réalité en deux phases :
- copie des documents du SAE vers le nouvel emplacement ;
- une fois que la copie a réussi, destruction de la source[5].
- Remarque : « Transférer » revient donc à exporter tout le SAE[6]. Or, le transfert est une exigence obligatoire[7], tandis que l' export est une exigence optionnelle[8]. L'export devient donc de facto obligatoire.
- Export
- Copie de tout ou partie du plan de classement vers l'extérieur du SAE[9].
Notes des actions
- ↑ MR2 VF, chap. 6-Terminologie, §1.
- ↑ MR2 VF, chap. 6-Terminologie, §3.
- ↑ Voir notamment la 3.2.8 et la 3.3.4.
- ↑ MR2 VF, chap. 5.3, §1.
- ↑ MR2 VF, chap. 5.3, §4.
- ↑ MR2 VF, chap. 5.3, §6.
- ↑ Voir notamment l'exigence obligatoire 5.3.9 ainsi que ses proches.
- ↑ Voir l'exigence optionnelle 3.1.17.
- ↑ MR2 VF, chap. 5.3, §5.
Mise en perspective des concepts français et anglo-saxons
| Terme anglo-saxon | Terme français |
|---|---|
| Document et record | |
| component | composant |
| document (noun) | document |
| record (noun) | document à archiver ou archivé |
| capture (verb) | capturer |
| metadata | métadonnées |
| electronic record | document électronique à archiver ou archivé |
| Classement | |
| classification | classement |
| classification scheme | plan de classement |
| file (noun) | dossier |
| sub-file | sous-dossier |
| volume | volume |
| case file | dossier sériel |
| class (noun) | série |
| ERMS | SAE |
Il est intéressant de noter que les termes "plan de classement", "code de classement" et "série" relèvent tous les trois de la même racine anglaise "class" (resp. "classification scheme", "classification code" et "class"), et que la série est au coeur du "classement" tel que pensé par nos confrères d'outre-Manche. Ce qui est particulièrement évident en langue anglo-saxonne ("obvious") le devient moins sur la scène de Molière, il convient donc, dans l'application du MoReq2, de garder en esprit celui - l'esprit - des auteurs de la norme, quitte à savoir pourquoi on doit s'en écarter.
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