Exigences obligatoires du MoReq2/Chapitre 5 : Conservation et destruction

5.1.1

5.1.2

5.1.4

5.1.5

5.1.6

5.1.7

5.1.8

5.1.9

5.1.10

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5.3.18

5.3.19

5.3.20

5.3.21

5.3.22

5.3.23

Attribution automatique ou suggérée.

Pourrait être traduit en : « Le titre de chaque règle doit être unique. »

Voir également la 5.1.32.

À noter que le terme « immédiatement » peut relever des réalités très diverses en informatique, en fonction des réseaux, de l'architecture système, des techniques d'archivage physique. Ce qui peut sembler trivial pour un SAE « mono-base » doit impérativement faire l'objet d'une analyse approfondie pour un SAE « multi-bases ».

Pourquoi exclure les créations de règle ? Il est pourtant possible de créer une nouvelle règle qui supprime des documents. À débattre rapidement.

Il est surprenant de trouver une telle exigence « obligatoire » alors que l'import/export de plan de classement est « optionnel » (voir la 3.1.17). À débattre.

Cohérent avec le modèle de données (voir figure 2.5).

Voir également la 5.1.15

À débattre.

Il est surprenant que cette règle d'héritage "série > document" soit obligatoire alors que "conteneur > conteneur" est optionnelle (voir la 5.1.11).

La « testabilité » totale de cette exigence paraît quelque peu optimiste, sachant qu'il est pour ainsi dire impossible de déterminer l'ensemble des états pris par un système de cette complexité.

Voir également la 5.1.14.

• la sélection de l’option au moment de la création de la règle de conservation/destruction (auquel cas elle s’applique systématiquement) ;
• la sélection de l’option au moment où la règle est appliquée (elle s’applique alors à toutes les entités filles) ;
• la sélection de l’option au moment de la création d’une entité (possibilité d’hériter de la règle de l’entité mère).

Semble difficile à faire cohabiter avec l'aspect optionnel de la 5.1.11.

Voir également la 3.4.13.

• une durée de conservation (5.1.25) et un événement déclencheur (5.1.25) ;

ou

• une date de sort final.

Voir également la 5.1.20 et la 5.1.24.

• un sort final (5.1.24) ;
• une motivation.

Par opposition à la 5.1.19, il est compris que le sort et la motivation sont tous deux requis.

Il s'agit bien ici de la décision du sort final, qui n'inclut absolument pas l'action.

Les causes d’une contradiction sont :

• certaines règles de conservation/destruction indiquent que le sort final doit être déclenché et d’autres indiquent le contraire ;

et/ou

• différentes règles de conservation/destruction indiquent des sorts finaux différents.

Dans la plupart des cas, il sera facile de déterminer quelle règle a la préséance.

Ces contradictions se rattachent à deux scénarios :

• les règles contradictoires s’appliquent toutes à la totalité d’un groupe de documents (par exemple un dossier) ;
• les règles s’appliquent à la fois au groupe et à certains documents dans le groupe (à certains types de documents faisant partie du groupe).

L’intervention d’un administrateur peut être requise lorsque la contradiction ne peut pas être résolue correctement par l’énoncé d’une instruction. Par exemple :

• deux règles de conservation/destruction, issues de deux contextes réglementaires distincts peuvent indiquer des durées de conservation différentes. En général, on décidera de conserver les documents pendant la durée la plus longue ;
• une règle de conservation/destruction peut indiquer une date de destruction pour certains documents (pour des raisons de protection des données personnelles notamment). Si cette date est antérieure à l'échéance de la durée de conservation issue d’une autre règle, la décision dépendra du poids relatif des deux exigences réglementaires.

Ces situations peuvent se produire quand un document relève d’un type de document appelant l’application ou l’héritage d’une règle de sort final liée au type de document plutôt qu’au groupe qui contient ce document.

La décision de l’administrateur peut être :

• de retirer une ou plusieurs des règles contradictoires du groupe ou des documents concernés
• de modifier une ou plusieurs des règles contradictoires pour régler la question ;
• de supprimer toutes les règles contradictoires et d’en appliquer une nouvelle ;
• d’utiliser la fonction de suppression exceptionnelle citée au point 9.3.

Ces actions, si elles ne sont pas rigoureusement contrôlées, peuvent faire échouer la bonne maîtrise de l’archivage. C’est pourquoi, les modifications de règles de conservation/destruction et les suppressions de documents doivent faire l’objet de procédures écrites. Dans certains cas, d’autres contrôles, du type division des tâches, seront pertinents.

Si la résolution de la contradiction conduit à maintenir un document dans un groupe qui sans cela n’aurait pas été conservé, on peut aussi avoir besoin de directives relatives à son stockage. On peut alors soit laisser le groupe en place, soit reclasser les documents restants (voir le point 3.4).

Voir également la 5.1.14.

• conservation permanente ;
• révision ;
• destruction automatique ;
• destruction après validation par un administrateur ;
• transfert aux archives historiques ou dans un autre centre (voir le glossaire).

Voir également la 5.1.20 et la 5.1.27.

• écoulement d’un certain laps de temps après l’ouverture de la série, du dossier, sous-dossier ou volume ;
• écoulement d’un certain laps de temps après la clôture de la série, du dossier, sous-dossier ou volume ;
• écoulement d’un certain laps de temps après le classement du document le plus récent dans la série, le dossier, sous-dossier ou volume ;
• écoulement d’un certain laps de temps après la consultation d’un document dans la série, le dossier, sous-dossier ou volume ;
• écoulement d’un certain laps de temps après tel événement extérieur (événement précisé dans la règle et notifié au SAE par un administrateur plutôt que de manière automatique) (par exemple, « ... après la signature du contrat » ou « ... 100 ans après la naissance »)
• « permanent » pour indiquer une conservation à long terme.

Le nombre d’événements extérieurs liés aux différentes règles de conservation/destruction n’est pas limité.

Cette exigence pourrait être décomposée de la manière suivante :

Voir également la 3.4.19.

Un élément important est la validité du format de date utilisé sur 100 ans et plus. Peut être une restriction.

• remplacer la règle de conservation/destruction initiale par la règle de la série de destination ;

ou

• donner la possibilité à l’administrateur de sélectionner la règle de conservation/destruction qui convient.

Voir également la 3.4.13.

Voir également la 5.1.17.

Voir également la 5.1.35.

• la date de déclenchement ou de suspension du gel ;
• l’identité de l’utilisateur habilité ;
• le motif du gel.

Métadonnées à vérifier.

Notion de « vue spécifique » mettant en avant les métadonnées liées au cycle de vie des objets (conteneurs et documents).

Voir également la 11.7.11.

• destruction, immédiatement ou plus tard (voir 5.3) ;
• transfert (voir 5.3), immédiatement ou plus tard ;
• nouvelle révision, immédiatement ou plus tard ;
• conservation illimitée.

Voir également la 5.1.22.

Inclus dans le concept du « tout historiser ».

Texte original de l'exigence : Lorsqu’un schéma XML pour MoReq2 aura été publié1, le SAE devra être capable d’exporter les documents archivés dans un format conforme à ce schéma.

Le schéma est paru ^[1].

Cette exigence n'est-elle pas redondante avec la 3.1.11 ?

Voir également la 5.3.2.

Le respect de l'exigence 5.3.1 ne garantit-il^[2] pas celle-ci ? Il faut l'espérer, car dans le cas contraire cela voudrait dire que le schéma du MoReq2 ne gère pas les liens entre entités...

• (pour les séries) tous les dossiers et documents de la série ;
• (pour les dossiers) tous les volumes et sous-dossiers du dossier ;
• tous les documents de ces dossiers, sous-dossiers ou volumes ;
• tout ou partie des métadonnées correspondantes ;
• tout ou partie de l’historique des événements correspondant.

• exporter ou transférer avec les documents les règles de conservation/destruction correspondantes, de sorte que ces règles puissent continuer à s’appliquer dans le système cible ;
• imprimer un ou plusieurs rapports montrant les règles de conservation/destruction à appliquer à chaque jeu de documents, avec leurs caractéristiques.

• exporter ou transférer avec les contrôles d’accès correspondants, de sorte que ces contrôles puissent continuer à s’appliquer dans le système cible ;
• imprimer un ou plusieurs rapports montrant les contrôles d’accès à appliquer à chaque jeu de documents, avec leurs caractéristiques.

• le contenu et la structure des documents électroniques ne soient pas modifiés ;
• tous les composants d’un document électronique (le cas échéant) soient exportés comme une seule unité ;
• tous les liens entre le document, ses métadonnées et l’historique des événements soient préservés ;
• tous les liens entres les séries, dossiers, sous-dossiers, volumes et documents soient préservés et puissent être réactivés dans le système cible.

Voir également la 5.3.16.

Cette exigence vise les durées de conservation longues où les documents doivent être automatiquement convertis dans des formats approuvés pour la conservation à long terme, après un laps de temps donné, sans affecter l’intégrité ni l’authenticité des documents.

Voir 9.2.30 et 9.2.31 pour les exigences relatives aux rapports d’incident de transfert.

D'après la 5.3.19, l'exigence devrait être corrigée ainsi : « à l'exception éventuelle des métadonnées conservées comme témoins. »

Pour les définitions de transfert et export selon le MoReq2, voir les alinéas consacrés dans la page sur les concepts fondamentaux.

• la position relative de chaque dossier dans le plan de classement soit préservée afin qu’on puisse reconstituer la structure du dossier ;
• les métadonnées nécessaires à la reconstitution de la série dans son entier soient préservées et transférées avec les contenus de la série.

Exigence similaire à celle concernant le transfert (5.3.9).

Attention : Cela impliquerait qu'à la destruction d'un document, toutes ses copies soient également supprimées (qu'elles soient des conversions ou non), ce qui implique de garder le lien entre toutes ces copies. Chaque document copié, bien qu'ayant un identifiant distinct de l'original, subira le même sort.

• séries ;
• dossiers ;
• sous-dossiers ;
• volumes ;
• documents classés directement dans une série.

Ainsi il est toujours possible de savoir quels documents ont été archivés, leurs dates de destruction ou de sort final, sans avoir à conserver le détail des métadonnées des dossiers et des documents.

Important : Relevons l'expression : "identifier chaque document de manière unique avec ses liens dans le plan de classement."

Voir également la 5.3.15 et la 5.3.20.

• la date de destruction ou de transfert ;
• le code de classement complet ;
• le titre ;
• la description ;
• l’utilisateur responsable de la destruction ou du transfert ;
• le motif de la destruction ou du transfert (référence à une règle de conservation/destruction ou raison saisie manuellement) ;
• toute référence attribuée par le système où les documents ont été transférés pour faciliter le repérage des documents transférés.

Exigence importante donnant la définition des métadonnées témoins.

Pas très loin de la catégorie des truismes...